Dans le scénario le plus classique, une demande client aboutit à la planification d’un unique événement (éventuellement récurrent) assuré par un seul intervenant.
Toutefois, des demandes aux besoins de planification plus complexes peuvent aboutir à la création d’équipes. Notamment :
Si la demande contient un créneau de longue durée qu’il est préférable de partager entre plusieurs intervenants.
-- En mode assignation par l’opérateur, celui-ci est libre de choisir s’il souhaite créer une équipe sur ce créneau.
-- En mode postulation des intervenants, ceux-ci sont limités à une certaine durée par créneau, définie dans les paramètres du service. La durée totale de la prestation est équitablement répartie.
Si aucun intervenant n’est disponible sur l’intégralité d’un créneau, mais que les disponibilités cumulées de vos intervenants satisfont le besoin. L’équipe ne peut être créée que manuellement par l’opérateur.
Si le client a demandé plusieurs créneaux (via l’option de réservations complexes). Ce mode est compatible avec la postulation et l’assignation manuelle.
Si la durée (temps homme) d’un créneau dépasse la plage de disponibilités (via une sous-option des réservations complexes). Ce scénario adresse les besoins spécifiques des prestations B2B. Il est compatible avec la postulation et l’assignation manuelle.
L’opérateur assigne des intervenants à la demande
En mode indirect, ou quand aucun intervenant n’a été trouvé en mode direct, l’opérateur prestataire peut répondre à une demande client en lui soumettant une ou plusieurs propositions.
Exemple n°1
Le client a demandé une prestation de 8h. Bien que des intervenants soient disponibles pour l’intégration du créneau, l’opérateur préfère constituer une équipe et limiter la durée par intervenant à 4h. Le client recevra donc une proposition dans laquelle Quentin et Sandrine assurent chacun 4h.
Exemple n°2
Le client a demandé deux créneaux. Ces deux créneaux peuvent tout à fait être assignés à des intervenants différents. Il est même possible de subdiviser un des créneaux, comme présenté sur cette démonstration.
Remarque si aucun intervenant trouvé
Dans le cas où aucun intervenant ne serait trouvé, un formulaire de réponse par email s’affiche. Toutefois, pensez à utiliser les différents filtres à votre disposition pour faire apparaître de nouveaux choix :
cocher “Autoriser les équipes sur un créneau” révèlera les intervenants partiellement disponibles.
cocher “Inclure les intervenants indisponibles” inclut tous les intervenants compétents. Vous pouvez alors suggérer d’autres horaires, en dehors des disponibilités du client.
Les intervenants postulent eux-mêmes à la demande
Paramétrages
Activer la diffusion des demandes dans le module “Employés > Espace employés”.
Dès lors, vous pouvez sélectionner les services éligibles à la postulation. Pour cela, rendez-vous dans la configuration du service et activez l’option “Autoriser les intervenants à postuler aux demandes sur ce service”.
Un second paramètre, intitulé “Durée de postulation maximale par créneau et intervenant”, spécifie quelle durée un intervenant peut réclamer en postulant. Si la durée totale du créneau dépasse ce paramètre, le créneau sera partagé entre plusieurs intervenants qui postuleraient.
Enfin, chaque intervenant doit explicitement être autorisé à postuler et déclaré compétence sur le service. Ainsi, vous pouvez donner plus d’autonomie aux intervenants de confiances et garder le contrôle sur les nouveaux entrants.
Exemple n°1
L’intervenante Sandrine postule à une prestation de 8h. Comme la durée du créneau dépasse le paramètre “Durée de postulation maximale par créneau et intervenant” du service, elle doit partager le créneau. Elle postule donc à raison de 4h et fixe la date de début du créneau.
La proposition sera envoyée quand un second intervenant se manifestera. Il sera contraint de démarrer sa prestation à 8h, suite au choix de Sandrine. En effet, toute l’équipe créée en mode postulation commence en même temps.
Exemple n°2
Grâce à l’option “Réversation complexe” du service, un client a demandé deux créneaux.
Chaque intervenant postulant peut choisir d’assurer une partie ou toute la prestation.
Tant que la proposition n’a pas été envoyée au client, il est libre de changer d’avis.