Le module de facturation est disponible quelque soit votre version. Il permet de générer automatiquement vos factures au rythme que vous souhaitez. Pour le y accéder et le configurer il vous suffit de cliquer sur Paramètres & Services, puis sur Gérer vos modules, puis sur le module Facturation.
Le module comporte 2 grandes sections
Paramètres généraux
Dans cette première section, vous pouvez définir :
Génération sous : la facture est générée en mode brouillon X jours après la réalisation du service. Le mode brouillon permet de modifier la facture si cela s'avère nécessaire.
Validation sous : la facture est validée après X jours suivant sa création. Une fois validée, la facture n'est plus modifiable. Aussi, nous vous conseillons de laisser 2 à 3 jours afin de vous laisser le temps d'intervenir sur les factures en cas de besoin.
Mise en paiement sous : Le montant de la facture est prélevé après X jours suivant la date de validation de la facture.
Si x=0 alors le prélèvement a lieu au moment de la validation de la facture,
Si le champ est laissé vide alors le prélèvement de la facture ne sera pas automatique. Il faudra donc déclencher le prélèvement manuellement depuis le menu Facturation.
Lorsque la facture est validée, un courriel est envoyé au client. Ce moment marque également le prélèvement du montant de la facture sur le compte bancaire du client. Vous pouvez transmettre la facture en pièce jointe du courriel, toutefois nous conseillons, dans un contexte B2C de ne pas cocher cette case afin que votre client prenne l'habitude se connecter sur son portail.
Les autres paramètres disponibles sont :
Envoyer la facture en pièce jointe : Plus adapté pour vos clients professionnels. Votre facture est en pièce jointe de votre email de facturation client
Vérifier la saisie du SIRET avant de valider les factures : Assurez-vous que vos factures PDF soient correctes, en exigeant que votre numéro d'entreprise et celui de l'intervenant indépendant soient connus (obligation légale en France).
Solder les avoirs éligibles lors d'une mise en paiement automatique : Indépendamment de ce paramètre, l'opérateur reste en mesure de sélectionner les avoirs éligibles à solder lorsqu'il met manuellement une facture en paiement.
Solder les factures solidaires par un prélèvement unique : Des factures sont solidaires si elles concernent la même prestation, mais sont émises par des entités différentes (ex. intervenant indépendant et prestataire). À ce jour, des factures solidaires ne sont générées que pour les options facturées séparément de l'événement. Sauf à ce que vous travailliez avec des intervenants indépendants payés directement et que vous facturiez vous-même les options au client, vous n'avez probablement pas besoin d'activer cette fonctionnalité avancée. En cas de paiement fusionné, les frais fixes s'appliqueront une seule fois. Le paiement fusionné est compatible avec les débits par cartes bancaires pré-enregistrées et par TPE.
Informations complémentaires et mentions obligatoires
Dans cette seconde section vous pouvez ajouter :
Des informations complémentaires, tels que vos conditions de règlement ou vos coordonnées bancaires si vous ne prélevez pas vos clients. Si vous n'êtes pas soumis aux taxes, vous pouvez (et devez) en indiquer la raison.
Pied de page : Vous devez indiquer ici vos numéros de taxe et d'entreprise afin que vos factures respectent les exigences fiscales. Sans ces informations vos factures ne sont pas conformes et pourraient générer une amande en cas de contrôle fiscal.
Facturation des commissions : si vous avez des intervenants auto-entrepreneurs et que vous avez activé le paiement direct aux intervenants, vous prenez sans doute une commission sur chaque paiement fait à vos intervenants auto-entrepreneurs. Ce paramètre permet de générer la fréquence de production des factures de commission.
Fréquence : vos clients peuvent être facturés au fil de l'eau, après chaque services (quotidien) ou sur un rythme hebdomadaire, bi-mensuel ou mensuel.
Groupement : par défaut, la facture inclus tous les services du client pour la période choisie (par client). Il est également possible de séparer les factures par services (exemple : une facture pour les services de ménage et une autre facture pour un autre type de service) ou par commande sur la période en question.
Il est possible d'adapter le rythme de facturation pour un client en particulier (exemple : vous souhaitez qu'un client soit facturé sur un rythme hebdomadaire au lieu du rythme mensuel paramétré pour votre autres clients dans le module Facturation). Pour cela vous devez vous rendre sur la fiche du client, onglet Information.
Il est également possible de facturer vos intervenants (lorsqu'ils sont indépendants par exemple). Pour cela il vous suffit de cocher la case prévue à cet effet.
Relancer une facture impayée
Vous avez la possibilité de re-soumettre automatiquement un paiement lorsque celui-ci est en échec. Ce mécanisme n'est possible que sur carte de crédit, les prélèvement SEPA (zone euro) ayant des frais de rejet extrêmement élevés (20€ minimum), il est préférable de les traiter au cas par cas.
Cette fonctionnalité permet de :
Retenter un prélèvement sous X jours : Une tentative de prélèvement aura lieu avant l'envoi de la relance par mail (si le prélèvement est encore en échec).
définir un nombre Max. de tentatives de recouvrement : Nombre de tentatives de prélèvements maximum avant la relance automatique par email. Laissez vide pour désactiver le recouvrement automatique.
Éditer un spécimen de facture
En cas de besoin, vous pouvez télécharger un spécimen de facture depuis l'écran des facture. Il suffit de cliquer sur l’icône de téléchargement, puis de cliquer sur "Générer un spécimen de facture"
