Pré-requis : Le module Devis doit être activé. Les services pour lesquels vous souhaités faire un devis manuel doivent être configuré sur devis horaire (section Tarifs & Options : cochez "Facturer à l'heure" et "Prix sur devis").
La création du devis est accessible depuis l'écran de gestion et suivi des devis. Pour créer un nouveau devis, il vous suffit de cliquer sur le + en haut à droite.
Le formulaire de création de devis se décompose en 3 sections
1 - Choix du service :
Commencez par entrer le code postal de votre client. Cette information peut sembler superflu à cette étape, mais souvenez vous que les services dépendent de leur zone géographique. Cela permettra donc de sélectionner uniquement les services disponibles dans cette zone. Précisez ensuite la fréquence, puis le lieu de réalisation de la prestation si plusieurs lieux sont proposés.
2 - Le client :
Sélectionnez le client pour lequel vous souhaitez établir le devis. S'il s'agit d'un nouveau client, vous pouvez créer un nouvelle fiche client en cliquant sur le symbole +
Si vous n'avez pas l'adresse de votre client, vous pouvez lui laisser cette étape en cliquant sur "Laisser cette étape au client".
Si vous souhaitez préremplir l'adresse de prestation, 2 situations peuvent s'offrir à vous :
le code postal saisi ne correspond pas à une adresse de votre client, alors il faudra compléter l'adresse, car il s'agira d'une nouvelle adresse.
le code postal correspond à une des adresses renseignées sur la fiche de votre client, alors l'adresse sera complétée automatiquement.
3 - La proposition tarifaire
Il vous suffit à présent de compléter les informations liées aux tarif et à la durée de la prestation. Le champ description vous permettra de détailler le contenu de votre prestation
Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour enregistrer et valider votre devis. Un écran de synthèse s'affiche. Vous pouvez également enregistrer votre devis en brouillon afin de le finaliser plus tard.
Si votre devis est en brouillon, cliquez en haut à gauche pour en reprendre les modifications.
Consulter et suivre votre devis
Depuis le menu Devis, vous pouvez consulter le devis, quelque soit son statut, dans sa version résumée ou le télécharger tel qu'il sera affiché par le client et au besoin, l'imprimer.
Vous pouvez suivre l'évolution de vos devis en un clin d’œil
5 états sont possibles pour votre devis :
Soumis pour accord : votre devis est envoyé et en attente de la validation de votre client.
Devis accepté (en attente d'assignation) : votre client a accepté votre devis. Vous devez à présent planifier et assigner un intervenant depuis l'écran des demandes
Devis accepté : la demande est planifiée et assignée à un intervenant
Devis refusé : votre client a refusé votre devis. Vous pouvez consulter le commentaire pour en connaître la raison.
Brouillon :
Note : Dans le cas des devis horaires manuels, la facturation est automatique et suit votre cycle de facturation.
Vous pouvez également filtrer les devis par client et/ou intervenant (si intervenants indépendants autorisés à établir des devis)
Vue Client
De son côté, le client reçoit la proposition et peut visualiser le devis.
Pour afficher le devis et afin que le devis soit valide, le client devra renseigner son adresse, si celle-ci n'est pas déjà renseignée.
Une fois le devis affiché, le client pourra signer électroniquement le devis pour l'accepter ou le refuser.
Le client devra ensuite proposer une date de début de prestation souhaitée
