Pré-requis : Le module Devis doit être activé. Les services pour lesquels vous souhaités faire un devis manuel doivent être configuré sur devis horaire (section Tarifs & Options : cochez "Facturer à l'heure" et "Prix sur devis").
La création du devis est accessible depuis l'écran de gestion et suivi des devis. Pour créer un nouveau devis, il vous suffit de cliquer sur le + en haut à droite.
Le formulaire de création de devis se décompose en 4 sections
1 - Le client :
Sélectionnez le client pour lequel vous souhaitez établir le devis. S'il s'agit d'un nouveau client, vous pouvez créer un nouvelle fiche client en cliquant sur le symbole +
Si vous n'avez pas l'adresse de votre client, vous pouvez lui laisser cette étape en cliquant sur "Laisser cette étape au client".
2 - Choix du service :
Commencez par entrer le code postal de votre client. Cette information peut sembler superflu à cette étape, mais souvenez vous que les services dépendent de leur zone géographique. Cela permettra donc de sélectionner uniquement les services disponibles dans cette zone. Précisez ensuite la fréquence, puis le lieu de réalisation de la prestation si plusieurs lieux sont proposés.
3 - Livraison & facturation
Si vous souhaitez préremplir l'adresse de prestation, 2 situations peuvent s'offrir à vous :
le code postal saisi ne correspond pas à une adresse de votre client, alors il faudra compléter l'adresse, car il s'agira d'une nouvelle adresse.
le code postal correspond à une des adresses renseignées sur la fiche de votre client, alors l'adresse sera complétée automatiquement.
4 - La proposition tarifaire
Il vous suffit à présent de compléter les informations liées aux tarif et à la durée de la prestation. Le champ description vous permettra de détailler le contenu de votre prestation.
Attention, si la fréquence de votre service est hebdomadaire, alors le devis (nombre d'heure et tarif) correspondra à 1 semaine. Ces informations serviront ensuite à planifier automatiquement le service, dès l'acceptation du devis par le client.
Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour enregistrer et valider votre devis. Un écran de synthèse s'affiche. Vous pouvez également enregistrer votre devis en brouillon afin de le finaliser plus tard.
Si votre devis est en brouillon, cliquez en haut à gauche pour en reprendre les modifications.
5 - Service avec options
Seules les options ajoutant du prix sont affichées :
Elles apparaissent ensuite dans le devis comme lignes supplémentaires :
Les prix sont ceux configurés dans le service. Il n'y a pas possibilité de les surcharger.
6 - Décomposition du prix horaire
Vous aurez peut être besoin de détailler votre prix horaire, notamment pour y faire apparaître des frais ou des prises en charge. Dans ce cas, cliquez sur "Détailler la décomposition du prix horaire"
un écran pré-rempli s'affiche avec une ligne reprenant le prix horaire du devis. Cliquez sur le bouton "Ajouter une décomposition du prix" pour commencer À détailler votre prix.
Le total des lignes de cette modale est repris dans le prix horaire du devis.
Consulter et suivre votre devis
Depuis le menu Devis, vous pouvez consulter le devis, quelque soit son statut, dans sa version résumée ou le télécharger tel qu'il sera affiché par le client et au besoin, l'imprimer.
Vous pouvez suivre l'évolution de vos devis en un clin d’œil
5 états sont possibles pour votre devis :
Soumis pour accord : votre devis est envoyé et en attente de la validation de votre client.
Devis accepté (en attente d'assignation) : votre client a accepté votre devis. Vous devez à présent planifier et assigner un intervenant depuis l'écran des demandes
Devis accepté : la demande est planifiée et assignée à un intervenant
Devis refusé : votre client a refusé votre devis. Vous pouvez consulter le commentaire pour en connaître la raison.
Brouillon :
Note : Dans le cas des devis horaires manuels, la facturation est automatique et suit votre cycle de facturation.
Vous pouvez également filtrer les devis par client et/ou intervenant (si intervenants indépendants autorisés à établir des devis)
Vue Client
De son côté, le client reçoit la proposition et peut visualiser le devis.
Pour afficher le devis et afin que le devis soit valide, le client devra renseigner son adresse, si celle-ci n'est pas déjà renseignée.
Une fois le devis affiché, le client pourra signer électroniquement le devis pour l'accepter ou le refuser. Le client pourra également imprimer le devis pour le signer manuellement et vous le transmettre pas email ou courrier postal.
Le client devra ensuite proposer une date de début de prestation souhaitée
Et validera sa demande en indiquant son moyen de paiement.
Validation et signature hors ligne des devis
Si votre devis ne peut être signez en ligne, cliquez sur "Impression et signature hors ligne".
Suivez toutes les étapes. À la fin du processus, vous pourrez soit télécharger le devis signé manuellement par votre client, soit indiquer sa confirmation orale.
Le PDF du devis est alors mis à jour avec une mention "accord oral"
Même si le devis est validé oralement, il est recommandé d'envoyer une confirmation écrite par e-mail ou SMS pour éviter toute contestation. Les contrats conclus par téléphone sont encadrés par des règles spécifiques en fonctions des pays. Ils vous reviens de bien les connaître.
---
L'acceptation du client créera une demande. Cliquez sur le bouton Répondre et assignez un intervenant à la demande.