Activation du module et paramétrage
Dans la section Paramètres & Services, cliquez sur le module Intervenants sous-traitants, puis cochez la case Actif afin d'activer le module.
En activant le module vous avez accès à des paramètres supplémentaires :
Activer la facturation automatique par les sous-traitants : En cochant cette case, le logiciel émettra automatiquement les factures des sous-traitants sur la base des tarifs et commissions renseignés sur les services et fiches intervenantes. Ils n'auront donc pas besoin de vous envoyer des factures.
Activer la gestion du salaire horaire : En cochant cette case, vous pourrez définir un salaire horaire global sur chaque service. Ce salaire, s'il est défini, remplace le mécanisme de commission (par défaut). Le salaire horaire peut également être ajuster intervenant par intervenant.
Fréquence : fréquence de génération des factures de vos sous-traitants
Prise en compte de la sous-traitance dans le paramétrage des services
Dans la section "Tarifs & options" du service, entrez la rémunération standard de vos sous-traitants
Gestion des intervenants sous-traitants
Dans l'onglet Informations de la fiche de l'intervenant indiquez "Sous-traitant" dans la section "Situation de travail" de la page Informations principales.
Vous pouvez également adapter la rémunération par intervenant et par service. Pour cela, cliquez sur la page "Services pris en charge", puis cliquez sur le service en question.
Dans la zone de saisie de la commission apparaît le taux par défaut, défini au niveau du service. Vous pouvez entrer un nouveau taux de commission ou tarif horaire en fonction de votre configuration.
Paiement de vos sous-traitants
Sur la base du planning de vos intervenants (et des devis validés à facturés), Ogustine génèrent les factures pour le compte de vos sous-traitants, si cette option est activé dans le module (voir au-dessus). C'est donc aussi un gain de temps importants pour vos intervenants sous-traitants.
Si vous avez au moins une facture sous-traitant à régler, vous aurez dans votre menu les sections :
"Facturation fournisseur" contenant les factures de vos sous-traitants vous étant adressées
"Virements groupés" vous permettant de générer les bordereaux de paiement
Afin d'optimiser vos coûts et votre temps nous avons opté pour la génération de bordereaux de paiement SEPA au format XML. Il s'agit d'un format standard accepté par la très grande majorité des banques Européennes (compte Pro). Cela permet d'envoyer un ordre de virement multiple. Vous serez ainsi capable de régler toutes vos factures en moins de 5 minutes.
Pour créer un nouveau bordereau, ou ajouter des transactions à un bordereau en brouillon, il faut se rendre dans la "Facturation fournisseurs". Il est alors possible d'ajouter une facture (depuis le détail de cette facture) ou plusieurs depuis l'index. En cumulant cette fonctionnalité aux filtres de factures (période, état non payé), il devient possible d'ajouter en masse des factures à régler.
Tant que le bordereau est en brouillon, il est possible de retirer une facture de celui-ci.
Depuis la facture, il suffit de supprimer la transaction pas encore soumise :
Depuis le bordereau, une croix rouge est bien visible pour chaque transaction :
Un bordereau commence à l"état "brouillon", pendant lequel il est possible d'ajouter et de retirer des factures. Ensuite, un opérateur le valide (ce qui passe les transactions de l'état "en attente de soumission" à "en traitement").
Une fois validé, l'opérateur peut télécharger le fichier d'ordres de virements SEPA XML. Il faudra néanmoins préciser le compte bancaire à débiter. Pour ceci, on s'appuie sur les mêmes coordonnées bancaires que les mandats existants. Si ces coordonnées ne sont pas enregistrées, le formulaire intégré à la page permettra de les renseigner sans création de mandat. Le bordereau passe à l'état "en traitement" après le premier export du fichier SEPA XML.
Plus tard, quand la banque a confirmé la bonne exécution des virements, l'opérateur peut modifier en masse l'état des règlements. Le bordereau passe à l'état "traité" quand toutes les transactions ont leur état définitif (soit en succès, soit en échec).
