Activation du module et paramétrage
Dans la section Paramètres & Services, cliquez sur le module Prestataire, puis cochez la case Sous-traitance.
Le mode "sous-traitance" est compatible avec le "mise en relation". Toutefois vos prestataires doivent être dans l'un ou l'autre de ces modes.
Dans le mode Sous-traitance, la marketplace devient l'organisation qui facture le client. Module Facturation. Les sous-traitants vous factureront pour les services effectués sur une base mensuelle. Ogustine se charge de produire les différentes factures, que ce soit les votre à destination de vos clients et celles de vos prestataires que vous devrez leur régler.
Dans le module Facturation, vous pourrez définir le rythme de facturation de vos clients et prestataire. Le rythme de facturation client peut être modifié client par client à partir de leur fiche (onglet Information).
Paramètres généraux du module facturation
Dans cette première section, vous pouvez définir :
Génération sous : la facture est générée en mode brouillon X jours après la réalisation du service. Le mode brouillon permet de modifier la facture si cela s'avère nécessaire.
Validation sous : la facture est validée après X jours suivant sa création. Une fois validée, la facture n'est plus modifiable. Aussi, nous vous conseillons de laisser 2 à 3 jours afin de vous laisser le temps d'intervenir sur les factures en cas de besoin.
Mise en paiement sous : Le montant de la facture est prélevé après X jours suivant la date de validation de la facture.
Si x=0 alors le prélèvement a lieu au moment de la validation de la facture,
Si le champ est laissé vide alors le prélèvement de la facture ne sera pas automatique. Il faudra donc déclencher le prélèvement manuellement depuis le menu Facturation.
Lorsque la facture est validée, un courriel est envoyé au client. Ce moment marque également le prélèvement du montant de la facture sur le compte bancaire du client
Définition de vos commissions
Que cela soit pour en mode sous-traitance ou mise en relation, vos commissions se configurent de manière globale service par service, dans l'écran Tarifs & Options section
Commissions sur le service soumises à conditions. Consulter l'article Gestion des commissions | Aide en ligne Ogustine pour plus de détails
Les commission peuvent adaptées prestataire par prestataire comme vous le verrez dans l'article concernant les commissions.
Définissez le mode de collaboration avec vos prestataires
Depuis le menu Prestataires, cliquez sur la carte de votre prestataire. Dans l'onglet "Information", vous pourrez définir le mode de collaboration :
Mise en relation : Le prestataire facture le client
Sous-traitance : Vous facturez le client
Lorsqu'un prestataire est en mode Sous-traitance, le tarif affiché dans son espace est uniquement son prix de facturation (prix client - commissions). Exemple ci-dessous :
Facturation des Sous-traitants
Les factures produitent automatiquement sont disponibles sous le menu "Facturation fournisseurs".
Vous avez la possibilité de régler les factures de vos sous-trantant manuellement en cliquant sur la ligne de facture, puis en cliquant sur le bouton "Payer la facture"
Il est également possible d'ajouter une ou plusieurs facture dans le bordereau de paiement
Virement groupé SEPA sous-traitant marketplace
Ogustine produit les factures de vos sous-traitants automatiquement sur la base de leur activité et de leur taux. Afin de simplifier le règlement de ces factures, le système peut vous produire un fichier de virement groupé au format XML.
Pour cela cochez la case correspondante :
Création des coordonnées bancaires
Selon la configuration (ex. activation/désactivation du module de paiement par carte bancaire), le sous-traitant pourra cumuler jusqu'à deux onglets sur la page "Coordonnées bancaires" :
Depuis leur compte, vos sous-traitant pourront renseigner les coordonnées bancaires sur lequel ils souhaitent recevoir leur virement.
Création du bordereau de virement groupé
Depuis un bordereau existant, il est maintenant possible de sélectionner de nouvelles factures. Depuis le menu, cliquez sur "Virement groupé", puis cliquez sur l'icône + en haut à droite :
La liste des factures à régler apparaît. Cochez ensuite toutes les factures à inclure dans votre bordereau, puis cliquez sur le bouton "Ajouter au bordereau".
