Les opérateurs peuvent maintenant lier leur compte Ogustine à des fournisseurs de boîtes aux lettres (Gmail, Outlook, Imap standard). Cela leur permet de synchroniser dans Ogustine les emails relatifs à leurs clients/intervenants connus dans Ogustine. Divers mécanismes sont à leur disposition pour restreindre les emails éligibles à l'import.

Les activités sont des événements (au sens “quelque chose qui se produit”). Conceptuellement, elles retracent les changements d'état de certains de certains objets métiers. Par exemple:

Pour les demandes

  • Un client crée une nouvelle demande;

  • Un client a sélectionné un intervenant dans le cadre d'une demande indirecte;

  • etc.

Pour les interventions

  • Un client a payé une intervention;

  • Un client demande la modification/l'annulation;

  • Un employé demande la modification/l'annulation;

  • etc.

Pour les emails

  • Un nouvel email a été envoyé et/ou reçu depuis une boîte mail liée au prestataire

La vue chronologique des activités

La vue chronologique retrace toutes les activités avec une partie prenante. Pour le moment, l'opérateur peut seulement afficher l'activité d'un client (à terme, ce sera possible avec les intervenants, voire pourquoi pas les activités communes à un groupe de personnes).

Les activités sur le profil d'un client retracent certaines des actions le concernant.

L'opérateur peut accéder directement à la demande / à l'intervention depuis un lien associé à chaque activité.

Un graphique recense les pics d'activités jour par jour au cours de la dernière année. Plus une cellule est de couleur vive, plus il y a d'activités ce jour là. L'opérateur peut cliquer sur une cellule de couleur pour afficher les activités à la date ciblée. La date associée à une cellule est affichée au survol.

L'opérateur peut également filtrer les activités qui l'intéressent. Ce sera particulièrement utile dans la mesure où la variété des activités suivies est vouée à croître.

L'intégration des emails

Connexion à une boîte aux lettres

Seul un opérateur peut lier une boîte email. Celle-ci est rattachée à son compte. Lui seul peut modifier les paramètres d'import des emails, ceci notamment pour des raisons de confidentialité. En effet, tout email synchronisé avec Ogust sera alors visible sur les pages d'activités par les autres opérateurs du même supplier. L'opérateur peut donc appliquer un filtrage des emails en amont de la synchronisation, qu'il est le seul à pouvoir modifier.

Les intégrations emails se gèrent depuis son propre profil opérateur.

L'exemple de Gmail

Se rendre dans Mes infos > Intégration email.

Cliquer sur l'icône Gmail pour être redirigé sur l'écran de consentement de Google.

Une fois le consentement donné, on retourne sur Ogust. Il faut terminer le paramétrage du compte (notamment le filtrage amont des emails) de sorte que la synchronisation en arrière plan commence.

Lorsque la synchronisation sera terminée (variable selon la taille de la boîte mail et des filtres, de l'ordre de quelques minutes), les emails seront disponibles sur l'onglet “activités” des clients.  Le rapprochement se fait grâce à l'adresse email. Ogustine ne supporte qu'une seule adresse de contact actuellement.

Ogustine récupèrera les emails dont les adresses correspondent à ceux des clients. 

Depuis l'aperçu d'un email affiché sur la page des activités, il est possible de télécharger les pièces jointes s'il y en a (elles ne sont pas stockées sur le serveur), ouvrir le mail dans le contexte de gmail (ou outlook) à la condition d'être connecté sur la bonne boîte email dans son navigateur ou simplement afficher le contenu dans Ogustine SelfService.

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