Pré requis : Vous optez pour la diffusion automatiques des demandes à vos intervenants, afin que ces derniers postulent aux demandes en toute autonomie.
Définir les critères de diffusion
Lorsque les demandes sont diffusées à vos intervenants, vous pouvez établir des règles de diffusion en combinant plusieurs critères à votre disposition. L'ensemble de critères disponibles est accessible depuis le module Employés.
Les critères de diffusion sont :
Distance : priorité aux plus proches
Date du premier événement : priorité aux plus anciens
Taux de remplissage agenda : priorité aux plus disponibles
Moyenne des avis : priorité aux intervenants ayant les meilleurs évaluations
Taux d'annulation : priorité aux intervenants ayant le moins annulés d'interventions
Bonus/Malus : notation interne allant de -10 à +10
Par défaut, seuls les intervenants étant notés comme favoris par le client reçoivent en primeur les demandes.
Afin de sélectionner un critère, il vous suffit de cliquer sur l’icône ( < ), celui-ci passera du coté gauche de l'écran. Le critère en tête de liste est le plus important. Vous pouvez modifier l'ordre en déplaçant les critères vers le bas ou vers le haut, en cliquant sur l’icône en forme de croix et maintenant appuyer pendant le déplacement
Concernant le critères bonus / malus, il faut activer ce critère en le faisant passer du côté des critères retenus. Son activation fait apparaître un slider sur la fiche de l'intervenant dans l'onglet Information, section Compétences. Ce slider vous permet de déterminer la note de votre intervenant (le 0 étant une valeur neutre).
Vous pouvez faire en sorte que le poids de chaque critère soit plus ou moins important en fonction des autres. Si vous souhaitez que le premier critère ait une importance beaucoup plus important que les autres il suffit de déplacer le curseur vers la gauche. Si vous souhaitez réduire l'écart entre les critères, il suffit de déplacer le curseur vers la droite.
Diffusion des demandes par vague
La sélection des premiers critères va permettre au système de créer une liste de diffusion des intervenants dans l'ordre souhaité. Afin que ceux ayant obtenu le meilleur score reçoivent en premier les demandes, vous avez la possibilité de séquencer l'envoie des demandes par vague, selon 2 critères :
Délai avant vague suivante : délai entre 2 envois.
Nb d'intervenants par vague : Nombre d'intervenant qui recevront la demande dans l'ordre de la liste des critères sélectionnés.
Dès qu'un intervenant accepte la demande, la diffusion est interrompue.
Suivi de la diffusion des demandes
En consultant le détail de la demande, vous avez la possibilité de consulter l'étape/vague de diffusion ainsi que la liste et le classement des intervenants
Pour cela il vous suffit de cliquer sur Consulter la liste de diffusion (voir ci-dessus). Une fenêtre contenant 2 onglets apparaît
Historique de diffusion : indique le numéro de la vague avec le nombre d'intervenants notifier ainsi que la date d'envoi
Classement des intervenants : liste des intervenants classés dans l'ordre, leur score ainsi que le détail des critères.
Gestion des rediffusions (suite annulation)
Rediffusion automatique
En cas d'annulation d'une intervention, celle-ci peut être rediffusée automatiquement aux intervenants correspondant aux critères de la demande. Pour cela il est nécessaire que :
Dans le module Événement, "Diffuser l'intervention" doit être sélectionné lorsqu'un intervenant annule une intervention,
Dans le module Événement, la case "Les intervenants peuvent annuler une intervention sans confirmation d'un opérateur" est cochée,
Que le motif d'annulation soit l'indisponibilité de l'intervenant.
Rediffusion manuelle
Il est possible de rediffuser une intervention ponctuelle et récurrente à tout moment. Cela peut être utile pour remplacer un intervenant, notamment si ce dernier ne peut pas autorisé à annuler une intervention sans confirmation.
Pour réaliser une rediffusion manuelle, vous devez sélectionner une intervention (depuis l'écran des Interventions ou depuis le planning client et intervenant) dont la date est dans le futur (intervention non réalisée).
Cliquez ensuite sur "Annuler ou rediffuser l'événement ou la récurrence". Comme pour la rediffusion automatique, il est important que l'option ci-dessous sous sélectionner (module Événement)
Les options de rediffusion sont accessibles lorsque choix d'annulation est "intervenant indisponible"
2 options s'offrent ensuite à vous :
Diffuser à tout intervenant éligible : reprend les critères de diffusion défini dans le module Employés.
Sélection manuelle des intervenants : dans ce cas, vous pouvez filtrer votre liste de diffusion et opérer une sélection :
de manière nominative
par note (revue clients)
par favoris (choisi par le client)
par intervenant ayant déjà travaillé pour le client
Vous pouvez ajouter des intervenants issus de différents filtres. Une fois votre sélection faite, il vous suffit de cliquer sur Rediffuser aux Intervenants