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Gestion de la diffusion et rediffusion des demandes aux intervenants
Gestion de la diffusion et rediffusion des demandes aux intervenants

Créer vos règles de diffusion des demandes clients aux intervenants

Karim avatar
Écrit par Karim
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Pré requis : Vous optez pour la diffusion automatiques des demandes à vos intervenants, afin que ces derniers postulent aux demandes en toute autonomie.

Définir les critères de diffusion

Afin de pouvoir diffuser les demandes automatiquement à vos intervenants, vous devez activer cette option dans le module Employés. Ensuite, cette option est à activer de nouveau pour les services que vous souhaitez effectivement diffuser.

Une autre option est également disponible sur la configuration du service. Celle-ci permet de contrôler la demande avant de déclencher la diffusion de la demande aux intervenants.

Lorsque c'est le cas, un bouton disponible sur la demande, permet d'"Approuver la diffusion".

Lorsque les demandes sont diffusées à vos intervenants, vous pouvez établir des règles de diffusion en combinant plusieurs critères à votre disposition. L'ensemble de critères disponibles est accessible depuis le module Employés.

Les critères de diffusion sont :

  • Distance : priorité aux plus proches

  • Date du premier événement : priorité aux plus anciens

  • Taux de remplissage agenda : priorité aux plus disponibles

  • Moyenne des avis : priorité aux intervenants ayant les meilleurs évaluations

  • Taux d'annulation : priorité aux intervenants ayant le moins annulés d'interventions

  • Bonus/Malus : notation interne allant de -10 à +10

Par défaut, seuls les intervenants étant notés comme favoris par le client reçoivent en primeur les demandes.

Afin de sélectionner un critère, il vous suffit de cliquer sur l’icône ( < ), celui-ci passera du coté gauche de l'écran. Le critère en tête de liste est le plus important. Vous pouvez modifier l'ordre en déplaçant les critères vers le bas ou vers le haut, en cliquant sur l’icône en forme de croix et maintenant appuyer pendant le déplacement

Concernant le critères bonus / malus, il faut activer ce critère en le faisant passer du côté des critères retenus. Son activation fait apparaître un slider sur la fiche de l'intervenant dans l'onglet Information, section Compétences. Ce slider vous permet de déterminer la note de votre intervenant (le 0 étant une valeur neutre).

Vous pouvez faire en sorte que le poids de chaque critère soit plus ou moins important en fonction des autres. Si vous souhaitez que le premier critère ait une importance beaucoup plus important que les autres il suffit de déplacer le curseur vers la gauche. Si vous souhaitez réduire l'écart entre les critères, il suffit de déplacer le curseur vers la droite.

Diffusion des demandes par vague

La sélection des premiers critères va permettre au système de créer une liste de diffusion des intervenants dans l'ordre souhaité. Afin que ceux ayant obtenu le meilleur score reçoivent en premier les demandes, vous avez la possibilité de séquencer l'envoie des demandes par vague, selon 2 critères :

  • Délai avant vague suivante : délai entre 2 envois.

  • Nb d'intervenants par vague : Nombre d'intervenant qui recevront la demande dans l'ordre de la liste des critères sélectionnés.

Dès qu'un intervenant accepte la demande, la diffusion est interrompue.

Suivi de la diffusion des demandes

En consultant le détail de la demande, vous avez la possibilité de consulter l'étape/vague de diffusion ainsi que la liste et le classement des intervenants

Pour cela il vous suffit de cliquer sur Consulter la liste de diffusion (voir ci-dessus). Une fenêtre contenant 2 onglets apparaît

  • Historique de diffusion : indique le numéro de la vague avec le nombre d'intervenants notifier ainsi que la date d'envoi

  • Classement des intervenants : liste des intervenants classés dans l'ordre, leur score ainsi que le détail des critères.

Contrôle avant diffusion

Lorsque le mode diffusion est activé dans le module Employé, vous pouvez choisir d'activer ou non ce mode de diffusion dans chaque service. Si ce mode est activé, une 2ème option s'affiche pour vous permettre de contrôler la demande avant qu'elle soit diffuser par une action manuelle.

Cette option vous laissera l'alternative, lors de la qualification de la demande, de la diffuser en cliquant sur le bouton Approuver la diffusion, ou d'assigner manuellement des intervenants.

Gestion des rediffusions (suite annulation)

Rediffusion automatique

En cas d'annulation d'une intervention, celle-ci peut être rediffusée automatiquement aux intervenants correspondant aux critères de la demande. Pour cela il est nécessaire que :

  • Dans le module Événement, "Diffuser l'intervention" doit être sélectionné lorsqu'un intervenant annule une intervention,

  • Dans le module Événement, la case "Les intervenants peuvent annuler une intervention sans confirmation d'un opérateur" est cochée,

  • Que le motif d'annulation soit l'indisponibilité de l'intervenant.

Rediffusion manuelle

Il est possible de rediffuser une intervention ponctuelle et récurrente à tout moment. Cela peut être utile pour remplacer un intervenant, notamment si ce dernier ne peut pas autorisé à annuler une intervention sans confirmation.

Pour réaliser une rediffusion manuelle, vous devez sélectionner une intervention (depuis l'écran des Interventions ou depuis le planning client et intervenant) dont la date est dans le futur (intervention non réalisée).

Cliquez ensuite sur "Annuler ou rediffuser l'événement ou la récurrence". Comme pour la rediffusion automatique, il est important que l'option ci-dessous sous sélectionner (module Événement)

Les options de rediffusion sont accessibles lorsque choix d'annulation est "intervenant indisponible"

2 options s'offrent ensuite à vous :

  1. Diffuser à tout intervenant éligible : reprend les critères de diffusion défini dans le module Employés.

  2. Sélection manuelle des intervenants : dans ce cas, vous pouvez filtrer votre liste de diffusion et opérer une sélection :

    • de manière nominative

    • par note (revue clients)

    • par favoris (choisi par le client)

    • par intervenant ayant déjà travaillé pour le client

Vous pouvez ajouter des intervenants issus de différents filtres. Une fois votre sélection faite, il vous suffit de cliquer sur Rediffuser aux Intervenants

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