Dans le module "Modalités d'interventions", activer :

Pour des sécances de groupe dans vos locaux (Chez la société), vous devrez définir une ou plusieurs adresses pour préciser le lieu, salle ..., vous pouvez consulter cet article pour plus de détails : Définir ces lieux de prestation | Aide en ligne Ogustine

Des séances de groupes ponctuelles et/ou récurrentes pourront être ouvertes :

La fonctionnalité de gestion des groupe s'active depuis l'écran principal du service, en cochant la case "Activer les prestations de groupe" :

Il faut cocher les bonnes modalités d'intervention sur l'écran "Zone géographique" (seuls les choix activés dans le module "Modalités d'intervention" sont proposés). Les prestations en groupe sont compatibles avec les lieux gérés par la société et la vidéoconférence (l'infrastructure de vidéoconférence est intégrée à Ogustine).

Si le choix "chez la société" est coché, alors des lieux sont à sélectionner parmi ceux définir dans "VOS MODULES ACTIFS" > "Lieux de prestation"). Dans une prochaine étape, lors de l'ouverture de séances à la réservation, vous pourrez choisir les lieux renseignés ici.

Sur l'onglet "Tarifs et options", vous pouvez renseigner le prix facturé aux clients. Il n'est pas possible de renseigner de rémunération intervenant, quelque soit son statut. Ni le mode mandataire, ni même le paiement direct ne sont possibles pour les séances de groupe.

Le paiement direct des intervenants indépendant n'est pas compatible avec les séances de groupe. Pour rémunérer un intervenant via la facturation autmatique, optez plutôt pour la sous-traitance.

Aussi, la rémunération ne peut pas être basée sur un pourcentage de commission. Optez pour la rémunération avec un taux fixe (ex. taux horaire fixe), ce qui nécessite l'activation de l'option correspondante dans le module "Intervenants sous-traitants".

Votre service ne peut être réservé que s'il y a des séances ouvertes. Gérez-les depuis la section "Séances de groupe", disponible depuis le menu principal.

Cliquez sur le bouton "Créer une séance de groupe" pour planifier une nouvelle séance (ponctuelle ou récurrente, selon la configuration du service).

Dès qu'elles sont créées, les séances sont ouvertes à la réservation, même si aucun intervenant n'est encore assigné. Il est possible de suivre le taux de réservation des séances, de consulter les participants ou encore de gérer les assignations des intervenants (avec possibilité de constituer une équipe).

Dès qu'au moins un client est inscrit, vous pourrez consulter la liste des inscrits en cliquant sur Détails. Vous pourrez également supprimer un participant en cliquant sur le X rouge.

Il vous sera également possible de supprimer des sessions

Avant toute chose, l'intervenant doit être compétent pour le service (ajoutez le service à sa fiche) et prendre en charge la modalité d'intervention en vigueur pour la séance (visioconférence, chez la société). Si "chez la société" est retenu, alors le lieu de prestation doit explicitement être référencé sur la fiche de l'intervenant.

Ensuite, il est possible de cliquer sur "Assigner un intervenant" et de le sélectionner dans la liste.

Vous pouvez assigner plusieurs intervenants par session.

Le client choisit la date (de début de récurrence si récurrent, ou de la prestation si ponctuelle), puis le groupe.

Cas 1 : Ponctuel sans nom de groupe

Cas 2 : Ponctuel avec nom de groupe

Cas 3 : Récurrent

Au moment où le client crée une nouvelle demande récurrente, on le prévient si une date n'est plus disponible (voir ci-dessus, prestation annulée).

Il est aussi possible qu'une date n'accepte plus de nouvelles réservations si le nombre maximum de participants est atteint.

Dans le cas où le client n'est pas allé au bout de sa demande, on le prévient que certaines dates ne sont plus disponibles, lorsqu'il affiche ou reprend sa commande.

Deux points d'entrée possibles : depuis le menu d'action du tableau, ou depuis la modale listant les particpants :

Cliquez sur "Détails" puis sur l'icône + pour un ajout ponctuel ou récurrent.

Puis indiquez la date ou la période (si récurrent).