Lorsque plusieurs intervenants se rendent en même temps chez le client pour une mission commune, une équipe peut être constituée. La page récapitulative de l’événement gagne alors en fonctionnalités.

Pour ce faire, le service doit être configuré pour autoriser le client à préciser le nombre d’intervenants souhaités. Ce paramètre se trouve sur l’écran “Durée des interventions” de la configuration du service.

Remarque : ce mode de fonctionnement est incompatible avec les événements complexes.

Voici un aperçu du formulaire d'une nouvelle demande suivant ce paramétrage :

Lorsque les intervenants sont autorisés à postuler ou que l’assignation automatique (mode direct) est activée, un opérateur peut limiter la durée maximale de travail consécutive par intervenant. Si un créneau est de durée supérieure à cette limite, plusieurs intervenants se répartissent la prestation.

Par exemple, ce service serait configuré en mode direct, avec assignation automatique.

Sur l’écran des “Durées des interventions”, l’opérateur peut donc limiter les créneaux à 4h consécutives par intervenant.

Pour plus de détails sur ce mode, consultez l'article : Gestion des équipes pour des-services de longue durée.

Lors de la préparation d’une proposition, l’opérateur prestataire doit cocher la case “Autoriser les équipes sur un créneau”. Ensuite, il pourra répartir la durée totale d’un créneau entre plusieurs intervenants.

En réponse à une demande, une équipe peut être constituée :

- automatiquement (mode direct avec assignation automatique),

- par postulation des intervenants, jusqu’à ce que le compte soit atteint,

- par assignation manuelle dans le formulaire opérateur.

Lorsqu’une équipe est constituée en réponse à une demande, une conversation privée entre les intervenants est créée. Le prestataire reste en copie des échanges. En revanche, le client n’a aucune visibilité sur la conversation. Les mises à jour du planning, comme l’ajout ou le retrait d’un membre, entraîne la mise à jour des participants de la conversation.

Cette conversation est accessible via la messagerie instantanée ou directement sur la fiche d’une intervention d’équipe. Dans le cadre des événements récurrents, la même conversation est utilisée pour l’ensemble de la prestation.

Les événements se déroulant en parallèle au sein d’une équipe peuvent être gérées séparément. Un opérateur peut ajouter une nouvelle personne, changer ponctuellement ou de manière récurrente un intervenant, augmenter la durée pour un intervenant ou le faire démarrer plus tard.

Si les intervenants sont autorisés à annuler leurs interventions, ils pourront se retirer de la prestation. Selon votre configuration, son créneau horaire pourra être proposée à d’autres intervenants via le système de postulation.

En revanche, les intervenants ne peuvent pas modifier leurs horaires aussi librement qu’à l’accoutumé. En effet, les demandes de modifications renvoient vers la messagerie d’équipe. Un opérateur ou le chef d’équipe pourra ensuite ajuster la planification dans son ensemble, en tenant compte des contraintes de chacun.

Les interventions de groupe sont identifiables par une icône dédiée

Il est possible de créer une intervention de groupe à partir d'une intervention "classique". Pour cela, il vous suffit de cliquer sur une intervention. Ce qui vous amènera sur un nouvel écran de gestion de cette intervention. Cliquez ensuite sur "Convertir en intervention d'équipe"

Une fois l'intervention convertie, l’icône des interventions de groupe apparaît sur l'intervention. Cliquez une nouvelle fois sur l'intervention afin d'ajouter un ou plusieurs intervenants.

Rechercher l'intervenant souhaité en cliquant sur l'icône en forme de crayon, puis sélectionné/confirmer la date et l'heure de l'intervention

Il n'est pas obligatoire de créer une intervention de la même durée ou exactement sur le même créneau. Veillez toutefois à conserver un horaire commun afin que l'intervention garde les caractéristiques d'une intervention de groupe.

Le menu disponible sur le détail de l'intervention permet également de supprimer un intervenant du groupe.

Un chef d’équipe conserve tous les droits de modification des interventions qu’il possède par ailleurs lorsqu’il s’agit d’événements réalisés en équipe. Ces droits sont étendus à l’ensemble des événements individuels de l’équipe dont il a la responsabilité.

Par exemple, si vous autorisez en règle générale les intervenants à modifier les interventions ponctuelles, alors ces droits seront conservés pour le chef d’équipe, tandis que les autres membres devront le solliciter via la messagerie.

Le chef d’équipe est également en charge des échanges avec le client. Les autres intervenants sont invités à utiliser la conversation d’équipe pour faire part de leurs questions. Les coordonnées sur client sont masquées sur la fiche de l’événement, sauf pour le chef d’équipe.

Vous pouvez activer l’élection automatique d’un chef d’équipe depuis le service, là encore depuis la section “Paramètres relatifs à la constitution d'équipes” de l’écran “Durée des interventions”.

Le chef d’équipe est sélectionné sur la base de l’ancienneté de sa participation à la mission. La priorité est donnée au premier intervenant à avoir postulé, puis en fonction de l’ordre d’arrivée consécutifs à des remaniements de planification.