À noter : Cette fonctionnalité nécessite que vos services soit en mode postulation, permettant à vos intervenants de postuler aux demandes de prestations. Cette fonctionnalité évoluera pour permettre au gestionnaire de gérer les remplacements même si les services ne sont pas en mode postulation.
Les paramètres
Si vos intervenants sont des auto-entrepreneurs (travailleurs autonomes) ou suffisamment autonome pour gérer seul leurs absences, vous pouvez leur donner les droits d'annuler leurs interventions ponctuelles et/ou récurrentes. Ces paramètres sont dans le module Événements.
Que vos intervenants annulent seuls leurs interventions ou que vous deviez le faire en cas d'absence, vous pouvez demander aux clients s'ils souhaitent un remplacement avant de remplacer l'intervenant. Pour cela, sélectionnez dans le menu déroulant : "Diffuser l'intervention si le client veut un remplacement". Dans ce cas, le client recevra un email l'invitant à choisir les dates pour lesquelles il souhaites un remplacement.
Gérer les annulations et les remplacements
Si vos intervenants ont les droits d'annuler certaines interventions, ils pourront le faire en suivant la procédure suivante : Absences et remplacement
Si vos services sont en mode Postulation, il suffit de vous rendre sur le planning de l'intervenant à remplacer et de cliquer sur les événements concernés
Cliquez sur "Supprimer l'événement ou la récurrence", puis Annulez l'intervention sélectionnée ou tout ou partie de la récurrence (pour les prestations récurrentes).
Dans le cadre d'une prestation récurrente, sélectionné jusqu'à quelle date vous souhaitez annuler. Si l'intervenant actuel ne souhaitez plus intervenir sur cette prestation, sélectionnez le premier choix "Annuler tous les prochains événements".
Vous devez ensuite préciser si l'absence de votre intervenant nécessite un remplacement en sélectionnant l'une des 3 options encadrées ci-dessous :
Dans le cas d'un remplacement, vous pourrez rediffuser la mission correspondant à la période de remplacement, à vos intervenants (si le mode de diffusion des intervention est activé).
Si aucun remplacement n'est prévu, le ou les intervention(s) seront supprimées.
Dans le cas ou vous souhaitez demander au client s'il souhaite un remplacement, un email lui sera envoyé afin de lui demander s'il souhaite un remplacement. Il pourras spécifier les prestations pour lesquelles il souhaite un remplacement.
Validez votre choix en cliquant sur le bouton. L'intitulé du bouton varie en fonction de votre choix.
Dans le cas d'un remplacement sur initiative du client, la mention soulignée en rouge ci-dessous apparaitra
Côté client
Le client recevra l'email ci-dessous :
En cliquant sur le bouton "Demander un remplacement", il aura accès un écran lui permettant de choisir les dates de prestations à remplacer.
Si votre client n'a pas accès à son portail et/ou si vous souhaitez valider les dates de remplacement, vous avez accès à cet écran sur la fiche du client, onglet Remplacements.
